Hyödyllinen näyttelyesittelyn tiedote antaa toimittajalle johdonmukaisen kuvauksen tilasta, toiminnasta, grafiikasta ja toimitusvaatimuksista. Aloita järjestäjän pohjapiirustuksesta, määritä, mitä tiimin on tehtävä osastolla, ja listaa jo saatavilla olevat laitteet. Yhdistä sitten jokainen pyydetty esittely sen painokuvaan, määrään ja vaadittuun päivämäärään.
Sinun ei tarvitse valita jokaista tuotetta ennen toimeksiannon lähettämistä. Tarkoituksena on antaa riittävästi tietoa sopivan kokonaisuuden kassallemiseksi. Pyyntö 3 metrin seinästä ilman tonttia, tukia tai kuljetusrajoituksia voi jättää tärkeitä päätöksiä ratkaisematta.
Kirjaa tapahtuma ja sallittu tila
Sisällytä tapahtuman nimi, paikka, tapahtuman päivämäärät ja päivämäärä, jolloin laitteiden on saavuttava vastaanottopaikkaansa. Ilmoita toimitusmaa ja onko kyseessä tapahtumapaikka, toimisto, edustaja vai jokin muu vastaanottopiste. Tapahtuman avajaiset ja tavaroiden saapumispäivät ovat eri päivämääriä; asennustiimi tarvitsee aikaa ja pääsyn osaston valmisteluun.
Liitä mukaan pohjapiirros ja kirjaa ylös tontin mitat, avoimet sivut ja sallittu korkeus. Tunnista toimitetut väliseinät, kalusteet, sähkö ja muut palvelut. Jos järjestäjä rajoittaa kiinnitys-, ripustus- tai ulkonevien osien käyttöä, sisällytä tästä tieto. Toimittaja ei voi kassallea koko näytön kokoa pelkästään nimellisen lattiapinta-alan perusteella.
Kuvaile tehtävä, jonka telineen on tehtävä
Ilmoita pääasiallinen toiminta: lyhyet keskustelut, näyte-esittely, tuote-esittely, kokoukset tai vastaanotto. Kirjaa ylös henkilöstön määrä ja tilaa tarvitsevat laitteet. Sisällytä mukaan mitat tai valokuvat näytteistä, näytöistä ja muista asetteluun vaikuttavista esineistä.
Selitä, miten kävijät lähestyvät ja mitä heidän tulisi ensin ymmärtää. Yksi pääviesti vaatii usein erilaisen graafisen asettelun useista tuotekategorioista. Toimittaja voi auttaa vertailemaan taustaa, tiskiä ja tukevaa banneria, kun viestintäroolit ovat selvät. Käytä 3×3-näyttelyosaston asetteluopas esimerkkejä pienen tontin järjestämisestä.
Listaa näytön komponentit ja olemassa olevat laitteet
Erottele uudet hankinnat uudelleenkäytettävistä laitteista. Lähetä jokaisesta olemassa olevasta tuotteesta sen mallinumero, mitat ja valokuva kootusta yksiköstä tai liitoksesta. Ilmoita, onko sillä sopiva kuljetuspussi tai -kotelo ja tarvitseeko se korvaavan grafiikan.
Listaa ehdotetun uuden sarjan vaadittavat toiminnot, vaikka mallia ei olisi valittu. Päägrafiikka, vuorovaikutuspiste, esitteen sijainti ja tukeva tarjous voidaan sitten yhdistää saatavilla oleviin tuotteisiin. Jännityskankaan näyttelytelineet, Jännityskankaan seinät ja Kangaspöydät ovat eri lähtökohdat näille funktioille.
Yhdistä grafiikat oikeisiin pintoihin
Määritä, kuinka monta painettua pintaa tarvitaan ja tarvitaanko eri viestejä tai kieliä. Säilytä taideteoksen tunniste komponentin ja pinnan yhteydessä. Näytä yhdistettyjen paneelien järjestys ja suunta asettelussa. Jos toinen tiimi toimittaa taideteoksen, määritä, kuka vastaanottaa mallit ja kuka hyväksyy tuotantotiedostot.
Ilmoita saatavilla olevat tiedostot: muokattava asettelu, vektorilogo, valokuvat ja tuotemerkin väriviitteet. Pyydä tuotekohtaisia malleja ennen lopullisen kuvan valmistelua. suurikokoisten taideteosten tarkistuslista auttaa erottamaan visuaalisen esikatselun tuotantovalmiista tiedostosta.
| Lyhyt osio | Sisällytettävät tiedot |
|---|---|
| Tapahtuma | Paikka, päivämäärät, vastaanottopaikka ja toimitusmaa |
| Avaruus | Mitat, avoimet sivut, sallittu korkeus ja toimitetut palvelut |
| Toiminta | Vierailijat, henkilökunta, näytteet, esittely- tai kokoustarpeet |
| Näytöt | Uudet toiminnot ja tunnistetut uudelleenkäytettävät laitteet |
| Grafiikka | Kasvot, kielet, mallit ja hyväksymisvastuu |
| Logistiikka | Pakkauskokorajoitukset, kuljetusreitti ja asennusryhmä |
| Tilauksen laajuus | Määrät, budjettiperuste ja vaaditut tarjouskomponentit |
Sisällytä siirto- ja asennusrajoitukset
Kuvaile ajoneuvoa, laatikoiden kokorajoituksia ja kulkureittiä purusta osaston luokse. Huomioi portaat, rajoitettu lastausmahdollisuus ja muut laitevalintaan vaikuttavat olosuhteet. Ilmoita, kuka asentaa järjestelmän ja onko kyseinen tiimi käyttänyt ehdotettua tyyppiä aiemmin.
Pyydä toimittajaa tunnistamaan toimitettu pakkaus, erilliset lisävarusteet ja mallin ohjeet. Älä oleta, että painatus, liitäntälaite, valaistus, asennus tai toimitus useisiin paikkoihin sisältyvät toimitukseen. Jos tarvitset jonkin näistä palveluista, ilmoita se, jotta saatavuus ja laajuus voidaan vahvistaa tarjouksessa.
Tee tarjouksesta helppo vertailla
Käytä samaa erittelyä kysyessäsi vaihtoehtoisia ratkaisuja. Pyydä komponenttiluetteloa, joka näyttää rungon, alkuperäiset grafiikat, tuet, lisävarusteet ja kuljetuksen. Jos budjetti on ilmoitettu, ilmoita sen perusteet ja onko sen tarkoitus kattaa koko sarja vai vain osa komponenteista.
Toistuvien tapahtumien osalta sisällytä odotetut juonen muutokset ja tulevat grafiikkapäivitykset. Tämä auttaa vertaamaan laitteiston säilyttämistä erillisten näyttöjen ostamiseen kutakin kampanjaa varten. Vahvista toimitus- ja taideteosten hyväksymispäivät varsinaiselle tilaukselle sen sijaan, että kopioit yleisen lähetysvaatimuksen projektiaikatauluun.
Pidä yksi hyväksytty versio
Anna toimeksiannolle versionumero ja päivämäärä. Pidä pohjapiirros, grafiikkaluettelo ja sovittu komponenttien laajuus yhdessä. Kun yksityiskohta muuttuu, tunnista muuttunut osa sen sijaan, että jätät toimittajan sovittelemaan useita ristiriitaisia liitteitä.
Ennen tuotantoa kassalle varsinainen malli, kootut mitat, painopinnat ja saapumisvaatimukset hyväksyttyä toimeksiantoa vasten. Samoista tiedoista tulee sitten tiimin purkamis- ja kokoamistarkistuslista. Lähetä täytetty toimeksianto yhteydenottosivun kautta keskustellaksesi sopivasta sarjasta tai selaa esitteitä. Näyttelyosastot tunnistaa nykyiset järjestelmäperheet.
Työtarkistuslista
Käytä näitä otsikoita kassalleaksesi toimeksiantosi. Kirjaa todellinen tuoteviite, määrät, hyväksytty tiedostoversio ja vastaanottopäivämäärä asiaankuuluvan kohdan viereen.
- Kirjaa tapahtuma ja sallittu tila
- Kuvaile tehtävä, jonka telineen on tehtävä
- Listaa näytön komponentit ja olemassa olevat laitteet
- Yhdistä grafiikat oikeisiin pintoihin
- Sisällytä siirto- ja asennusrajoitukset
- Tee tarjouksesta helppo vertailla
- Pidä yksi hyväksytty versio
Projektimuistiinpanojesi selkokielinen tarkistuslista. Täydelliset ohjeet ovat luettavissa tällä sivulla.
