Um briefing útil para exposições fornece ao fornecedor uma descrição consistente do espaço, da atividade, dos elementos gráficos e dos requisitos de entrega. Comece com a planta baixa do estande fornecida pelo organizador, identifique as atividades que a equipe precisa realizar no estande e liste os equipamentos já disponíveis. Em seguida, associe cada item solicitado à sua respectiva impressão, quantidade e data de entrega desejada.
Não é necessário selecionar todos os produtos antes de enviar um briefing. O objetivo é fornecer informações suficientes para que um conjunto completo e adequado possa ser verificado. Um pedido de uma parede de 3 m sem informações sobre o terreno, suportes ou restrições de transporte pode deixar decisões importantes sem resposta.
Registre o evento e o espaço permitido.
Inclua o nome do evento, o local, as datas do evento e a data em que o equipamento deve chegar ao local de recebimento. Indique o país de entrega e se esse local é o próprio evento, um escritório, um representante ou outro ponto de recebimento. A abertura do evento e a chegada dos equipamentos ocorrem em datas diferentes; a equipe de instalação precisa de tempo e acesso para preparar o estande.
Anexe a planta baixa e registre as dimensões do terreno, os lados abertos e a altura permitida. Identifique as divisórias, os móveis, a instalação elétrica e outros serviços fornecidos. Se o organizador restringir a fixação, suspensão ou saliência de peças, inclua essa informação. Um fornecedor não pode verificar a área ocupada por um estande completo apenas com base na área nominal do piso.
Descreva a função que o suporte deve desempenhar.
Indique a atividade principal: conversas breves, exposição de amostras, demonstração de produtos, reuniões ou recepção. Registre o número de funcionários e os equipamentos que necessitam de espaço. Inclua as dimensões ou fotografias das amostras, telas e outros itens que afetam o layout.
Explique como os visitantes abordam o produto e o que devem entender primeiro. Uma única mensagem principal geralmente requer uma disposição gráfica diferente para várias categorias de produtos. O fornecedor pode ajudar a comparar um painel de fundo, um balcão e um banner de apoio quando as funções de comunicação estiverem claras. Use o Guia de layout de estande de exposição 3x3 para exemplos de organização de um pequeno terreno.
Liste os componentes do visor e os equipamentos existentes.
Separe as novas aquisições dos equipamentos que deseja reutilizar. Para cada item existente, envie a referência do modelo, as dimensões e uma fotografia da unidade montada ou da conexão. Informe se possui uma bolsa ou estojo de transporte adequado e se precisa de uma nova etiqueta adesiva.
Para o novo conjunto proposto, liste as funções necessárias, mesmo que o modelo ainda não tenha sido escolhido. Um elemento gráfico principal, um ponto de interação, a posição no folheto e uma oferta complementar podem então ser associados aos produtos disponíveis. Estandes de exposição em tecido tensionado, Paredes de tecido tensionado e Balcões de tecido são pontos de partida diferentes para essas funções.
Conecte os elementos gráficos aos rostos corretos.
Identifique quantas faces impressas são necessárias e se mensagens ou idiomas diferentes são requeridos. Mantenha a identificação da arte com seu componente e face. Para painéis conectados, mostre sua ordem e orientação no layout. Se outra equipe fornecer a arte, identifique quem recebe os modelos e quem aprova os arquivos de produção.
Informe quais arquivos estão disponíveis: layout editável, logotipo vetorial, fotografias e referências de cores da marca. Solicite modelos específicos do produto antes da preparação da arte final. lista de verificação de obras de arte de grande formato Ajuda a distinguir uma pré-visualização visual de um arquivo pronto para produção.
| Breve seção | Informações a incluir |
|---|---|
| Evento | Local, datas, endereço de recebimento e país de entrega |
| Espaço | Dimensões, laterais abertas, altura permitida e serviços fornecidos |
| Atividade | Visitantes, funcionários, amostras, demonstrações ou necessidades de reuniões |
| Exibições | Novas funções e equipamentos identificados para reutilização |
| Gráficos | Rostos, idiomas, modelos e responsabilidade de aprovação |
| Logística | Limites de tamanho da embalagem, rota de transporte e equipe de instalação |
| Escopo do pedido | Quantidades, base orçamentária e componentes de cotação necessários |
Incluir restrições de transporte e instalação
Descreva o veículo, as restrições de tamanho das caixas e a rota de acesso desde o descarregamento até o expositor. Mencione escadas, acesso limitado para carga e outras condições que afetam a escolha do equipamento. Indique quem instala o sistema e se essa equipe já utilizou o tipo proposto anteriormente.
Solicite ao fornecedor que identifique a embalagem fornecida, os acessórios separados e as instruções do modelo. Não presuma que impressão, reator, iluminação, instalação ou envio para vários locais estejam incluídos. Se precisar de algum desses serviços, especifique para que a disponibilidade e o escopo possam ser confirmados na proposta.
Facilite a comparação do orçamento.
Utilize as mesmas especificações ao solicitar soluções alternativas. Solicite uma lista de componentes que inclua estrutura, design gráfico inicial, suportes, acessórios e transporte. Caso o orçamento seja informado, identifique sua base de cálculo e se ele se destina a cobrir o conjunto completo ou apenas alguns componentes.
Para eventos recorrentes, inclua as alterações previstas no enredo e as futuras atualizações gráficas. Isso ajuda a comparar a manutenção do hardware com a compra de telas separadas para cada campanha. Confirme as datas de entrega e aprovação da arte para o pedido específico, em vez de incluir uma previsão genérica de despacho no cronograma do projeto.
Mantenha uma única versão aprovada.
Atribua ao briefing uma referência de versão e data. Mantenha a planta baixa, a lista de elementos gráficos e o escopo de componentes acordados em um mesmo documento. Quando um detalhe for alterado, identifique a peça afetada em vez de deixar para o fornecedor a tarefa de conciliar vários anexos inconsistentes.
Antes da produção, revise o modelo real, as dimensões de montagem, as faces de impressão e os requisitos de entrega em comparação com o briefing aprovado. Essas mesmas informações se tornam a lista de verificação de desembalagem e configuração da equipe. Envie o briefing preenchido pela página de contato para discutir um conjunto compatível ou navegue pelas opções disponíveis. Estandes de exposição Identificar as famílias de sistemas atuais.
Lista de verificação de trabalho
Utilize esses cabeçalhos para verificar seu briefing. Registre a referência real do produto, as quantidades, a versão aprovada do arquivo e a data de recebimento ao lado do ponto relevante.
- Registre o evento e o espaço permitido.
- Descreva a função que o suporte deve desempenhar.
- Liste os componentes do visor e os equipamentos existentes.
- Conecte os elementos gráficos aos rostos corretos.
- Incluir restrições de transporte e instalação
- Facilite a comparação do orçamento.
- Mantenha uma única versão aprovada.
Lista de verificação em texto sem impressão para suas anotações de projeto. O guia completo permanece legível nesta página.
