Un cahier des charges précis pour un stand d'exposition offre au fournisseur une description claire et cohérente de l'espace, des activités, des éléments graphiques et des modalités de livraison. Commencez par le plan d'implantation de l'organisateur, identifiez les tâches de l'équipe sur le stand et listez le matériel déjà disponible. Ensuite, indiquez pour chaque élément d'affichage demandé son format d'impression, la quantité et la date de livraison souhaitée.
Il n'est pas nécessaire de choisir tous les produits avant d'envoyer un cahier des charges. L'objectif est de fournir suffisamment d'informations pour constituer une gamme complète et adaptée. Une demande concernant un mur de 3 m sans indication du terrain, des supports ou des contraintes de transport risque de laisser des décisions importantes en suspens.
Consignez l'événement et l'espace autorisé
Veuillez indiquer le nom de l'événement, le lieu, les dates et la date à laquelle le matériel doit parvenir à destination. Précisez le pays de livraison et indiquez s'il s'agit du lieu de l'événement, d'un bureau, d'un agent ou d'un autre point de réception. L'ouverture de l'événement et la réception du matériel sont des dates différentes ; l'équipe d'installation a besoin de temps et d'un accès pour préparer le stand.
Joignez le plan d'aménagement et indiquez les dimensions de l'emplacement, les côtés ouverts et la hauteur autorisée. Précisez les cloisons, le mobilier, l'électricité et les autres services fournis. Si l'organisateur impose des restrictions concernant la fixation, la suspension ou les éléments saillants, veuillez le mentionner. Un fournisseur ne peut pas déterminer l'encombrement au sol d'un stand complet à partir de la seule surface au sol nominale.
Décrivez la fonction que le support doit remplir.
Précisez l'activité principale : conversations informelles, présentation d'échantillons, démonstration de produit, réunions ou réception. Indiquez le nombre de personnes et le matériel nécessaire. Joignez les dimensions ou des photos des échantillons, écrans et autres éléments ayant une incidence sur l'aménagement.
Expliquez comment les visiteurs abordent le produit et ce qu'ils doivent comprendre en premier. Un message principal unique nécessite souvent une présentation graphique différente pour plusieurs catégories de produits. Le fournisseur peut vous aider à comparer un fond de scène, un comptoir et une bannière d'accompagnement lorsque les rôles de communication sont clairement définis. Utilisez le Guide d'aménagement des stands d'exposition 3×3 par exemple, l'organisation d'un petit terrain.
Dressez la liste des composants d'affichage et des équipements existants.
Séparez les nouveaux achats du matériel que vous souhaitez réutiliser. Pour chaque article existant, veuillez indiquer sa référence, ses dimensions et une photo de l'appareil assemblé ou du branchement. Précisez s'il est fourni avec un sac ou une housse de transport adaptée et s'il nécessite un nouveau visuel.
Pour le nouvel ensemble proposé, indiquez les fonctions requises même si le modèle n'a pas encore été choisi. Un élément graphique principal, un point d'interaction, un emplacement pour la brochure et une offre complémentaire pourront ensuite être associés aux produits disponibles. Stands d'exposition en toile tendue, Murs en tissu tendu et Comptoirs en tissu Ces fonctions ont des points de départ différents.
Reliez les graphiques aux visages appropriés
Déterminez le nombre de faces imprimées nécessaires et si différents messages ou langues sont requis. Conservez l'identifiant du visuel avec son composant et sa face. Pour les panneaux connectés, indiquez leur ordre et leur orientation sur la mise en page. Si une autre équipe fournit le visuel, précisez qui reçoit les gabarits et qui approuve les fichiers de production.
Indiquez les fichiers disponibles : mise en page modifiable, logo vectoriel, photos et références de couleurs de la marque. Demandez des modèles spécifiques au produit avant la préparation du visuel final. liste de contrôle des œuvres d'art grand format permet de distinguer un aperçu visuel d'un fichier prêt pour la production.
| Section brève | Informations à inclure |
|---|---|
| Événement | Lieu, dates, lieu de réception et pays de livraison |
| Espace | Dimensions, côtés ouverts, hauteur autorisée et services fournis |
| Activité | Visiteurs, personnel, échantillons, besoins de démonstration ou de réunion |
| Écrans | Nouvelles fonctions et équipements identifiés à réutiliser |
| Graphique | Responsabilité en matière de visages, de langues, de modèles et d'approbation |
| Logistique | Limites de taille d'emballage, itinéraire de transport et équipe d'installation |
| Portée de l'ordre | Quantités, base budgétaire et éléments de devis requis |
Inclure les contraintes de transport et d'installation
Décrivez le véhicule, les contraintes liées aux dimensions des caisses et le chemin d'accès entre la zone de déchargement et le stand. Mentionnez la présence d'escaliers, les difficultés d'accès pour le chargement et toute autre condition influençant le choix du matériel. Indiquez qui installe le système et si cette équipe a déjà utilisé le type proposé.
Demandez au fournisseur de préciser le contenu de l'emballage, les accessoires fournis et la notice d'utilisation. Ne considérez pas que l'impression, le ballast, l'éclairage, l'installation ou la livraison à plusieurs adresses sont inclus. Si vous avez besoin de l'un de ces services, indiquez-le afin que sa disponibilité et son étendue soient confirmées dans l'offre.
Facilitez la comparaison du devis
Utilisez les mêmes spécifications pour toute demande de solutions alternatives. Demandez une liste des composants incluant le châssis, les graphismes initiaux, les supports, les accessoires et le transport. Si un budget est indiqué, précisez-en la base et indiquez s'il couvre l'ensemble ou seulement certains composants.
Pour les événements récurrents, indiquez les modifications prévues et les mises à jour graphiques. Cela permet de comparer le maintien du matériel existant avec l'achat d'écrans supplémentaires pour chaque campagne. Confirmez les dates de livraison et de validation des visuels pour la commande concernée au lieu d'intégrer une demande d'expédition générique au planning du projet.
Conservez une seule version approuvée
Indiquez la version et la date du cahier des charges. Conservez le plan d'étage, la liste des éléments graphiques et le périmètre des composants convenus ensemble. En cas de modification d'un détail, identifiez la pièce concernée plutôt que de laisser le fournisseur gérer plusieurs documents incohérents.
Avant la production, vérifiez que le modèle final, ses dimensions une fois assemblé, les faces imprimées et les exigences de livraison correspondent bien au cahier des charges approuvé. Ces mêmes informations serviront ensuite de liste de contrôle pour le déballage et l'installation. Envoyez le cahier des charges complété via la page de contact pour discuter d'un ensemble adapté, ou consultez notre catalogue. Stands d'exposition identifier les familles de systèmes actuelles.
Liste de contrôle de travail
Utilisez ces rubriques pour vérifier votre briefing. Indiquez la référence produit, les quantités, la version du fichier approuvée et la date de réception à côté du point correspondant.
- Consignez l'événement et l'espace autorisé
- Décrivez la fonction que le support doit remplir.
- Dressez la liste des composants d'affichage et des équipements existants.
- Reliez les graphiques aux visages appropriés
- Inclure les contraintes de transport et d'installation
- Facilitez la comparaison du devis
- Conservez une seule version approuvée
Téléchargez la liste de contrôle
Liste de contrôle en texte brut pour vos notes de projet. Le guide complet reste disponible sur cette page.
