Ein aussagekräftiges Briefing für den Messestand liefert dem Lieferanten eine einheitliche Beschreibung von Standfläche, Aktivitäten, Grafiken und Lieferanforderungen. Beginnen Sie mit dem Standplan des Veranstalters, ermitteln Sie die Aufgaben des Teams am Stand und listen Sie die bereits vorhandene Ausrüstung auf. Verknüpfen Sie anschließend jedes gewünschte Display mit der Druckfläche, der benötigten Menge und dem gewünschten Liefertermin.
Sie müssen nicht jedes Produkt auswählen, bevor Sie ein Briefing senden. Es geht darum, genügend Informationen bereitzustellen, damit ein passendes Komplettset geprüft werden kann. Eine Anfrage für eine 3 m hohe Wand ohne Angaben zu Grundstück, Stützkonstruktionen oder Transportbeschränkungen kann wichtige Entscheidungen ungelöst lassen.
Dokumentieren Sie das Ereignis und den zulässigen Raum.
Geben Sie den Namen der Veranstaltung, den Veranstaltungsort, die Veranstaltungsdaten und den Liefertermin für die Ausrüstung an. Nennen Sie das Lieferland und ob es sich bei dem Lieferort um den Veranstaltungsort, ein Büro, einen Agenten oder eine andere Annahmestelle handelt. Veranstaltungsbeginn und Wareneingang sind unterschiedliche Termine; das Aufbauteam benötigt Zeit und Zugang, um den Stand vorzubereiten.
Fügen Sie den Grundriss bei und notieren Sie die Abmessungen des Ausstellungsraums, die offenen Seiten und die zulässige Höhe. Geben Sie die vorhandenen Trennwände, Möbel, Stromanschlüsse und sonstige Versorgungsleistungen an. Falls der Veranstalter die Anbringung, das Aufhängen oder das Hervorstehen von Elementen einschränkt, vermerken Sie dies bitte. Ein Lieferant kann die tatsächliche Stellfläche eines kompletten Ausstellungsstandes nicht allein anhand der nominellen Grundfläche ermitteln.
Beschreiben Sie die Aufgaben, die der Ständer erfüllen muss.
Beschreiben Sie die Hauptaktivität: Kurzgespräche, Musterpräsentation, Produktvorführung, Besprechungen oder Empfang. Erfassen Sie die Anzahl der Mitarbeiter und die benötigte Ausrüstung. Fügen Sie Maße oder Fotos von Mustern, Bildschirmen und anderen Gegenständen hinzu, die die Raumaufteilung beeinflussen.
Erklären Sie, wie Besucher das Produkt wahrnehmen und was sie zuerst verstehen sollten. Eine zentrale Botschaft erfordert oft eine andere grafische Gestaltung als verschiedene Produktkategorien. Der Lieferant kann beim Vergleich von Hintergrund, Theke und Banner helfen, sobald die Kommunikationsziele klar definiert sind. 3×3 Messestand-Layout-Leitfaden Beispiele für die Organisation eines kleinen Grundstücks.
Führen Sie die Anzeigekomponenten und die vorhandene Ausrüstung auf.
Trennen Sie Neukäufe von Hardware, die Sie wiederverwenden möchten. Senden Sie für jedes vorhandene Teil die Modellbezeichnung, die Abmessungen und ein Foto des zusammengebauten Geräts bzw. der Verbindung. Geben Sie an, ob eine geeignete Transporttasche oder ein Koffer vorhanden ist und ob ein neues Logo benötigt wird.
Für das vorgeschlagene neue Set sollten die benötigten Funktionen aufgelistet werden, auch wenn das Modell noch nicht ausgewählt wurde. Anschließend können eine Hauptgrafik, ein Interaktionspunkt, eine Position in der Broschüre und ein ergänzendes Angebot den verfügbaren Produkten zugeordnet werden. Spanngewebe-Messestände, Spanngewebewände Und Stofftheken Für diese Funktionen gelten unterschiedliche Ausgangspunkte.
Verbinden Sie die Grafiken mit den richtigen Flächen.
Ermitteln Sie die benötigte Anzahl an Druckflächen und ob unterschiedliche Botschaften oder Sprachen erforderlich sind. Bewahren Sie die Grafikkennung zusammen mit den zugehörigen Komponenten und Flächen auf. Stellen Sie bei verbundenen Paneelen deren Reihenfolge und Ausrichtung im Layout dar. Falls ein anderes Team die Grafik liefert, legen Sie fest, wer die Vorlagen erhält und wer die Produktionsdateien freigibt.
Geben Sie an, welche Dateien verfügbar sind: bearbeitbares Layout, Vektorlogo, Fotos und Farbreferenzen für die Marke. Bitten Sie vor der Erstellung der finalen Druckvorlage um produktspezifische Vorlagen. Checkliste für großformatige Kunstwerke Hilft dabei, eine visuelle Vorschau von einer produktionsreifen Datei zu unterscheiden.
| Kurzer Abschnitt | Zu enthaltende Informationen |
|---|---|
| Ereignis | Veranstaltungsort, Datum, Empfangsort und Lieferland |
| Raum | Abmessungen, offene Seiten, zulässige Höhe und gelieferte Leistungen |
| Aktivität | Besucher, Mitarbeiter, Muster, Vorführungen oder Besprechungsbedürfnisse |
| Anzeigen | Neue Funktionen und identifizierte Ausrüstung zur Wiederverwendung |
| Grafik | Gesichter, Sprachen, Vorlagen und Genehmigungsverantwortung |
| Logistik | Verpackungsgrößenbeschränkungen, Transportweg und Installationsteam |
| Auftragsumfang | Mengen, Budgetgrundlage und erforderliche Angebotsbestandteile |
Transport- und Einrichtungsbeschränkungen einbeziehen
Beschreiben Sie das Fahrzeug, die Beschränkungen der Koffergröße und den Zugangsweg vom Entladen zum Stand. Berücksichtigen Sie Treppen, eingeschränkte Lademöglichkeiten und andere Gegebenheiten, die die Geräteauswahl beeinflussen. Geben Sie an, wer das System installiert und ob das Team den vorgeschlagenen Typ bereits verwendet hat.
Bitten Sie den Lieferanten, die mitgelieferte Verpackung, das separate Zubehör und die Bedienungsanleitung zu benennen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Druck, Vorschaltgerät, Beleuchtung, Installation oder Versand an mehrere Adressen im Angebot enthalten sind. Falls Sie eine dieser Leistungen benötigen, geben Sie dies bitte an, damit Verfügbarkeit und Umfang im Angebot bestätigt werden können.
Gestalten Sie das Angebot so, dass es leicht verglichen werden kann.
Verwenden Sie dieselbe Spezifikation, wenn Sie nach alternativen Lösungen fragen. Fordern Sie eine Komponentenliste an, die Rahmen, Grundgrafiken, Halterungen, Zubehör und Transportmittel enthält. Falls ein Budget angegeben ist, erläutern Sie dessen Grundlage und ob es das gesamte Set oder nur einzelne Komponenten abdecken soll.
Bei wiederkehrenden Ereignissen sollten die erwarteten Handlungsänderungen und zukünftigen Grafikaktualisierungen berücksichtigt werden. Dies erleichtert den Vergleich zwischen der Beibehaltung der Hardware und dem Kauf separater Displays für jede Kampagne. Bestätigen Sie die Liefer- und Freigabetermine für die Druckvorlage für die konkrete Bestellung, anstatt einen allgemeinen Versandauftrag in den Projektplan zu kopieren.
Bewahren Sie eine einzige genehmigte Version auf.
Geben Sie dem Briefing eine Versionsreferenz und ein Datum. Bewahren Sie den Grundriss, die Grafikliste und den vereinbarten Komponentenumfang zusammen auf. Wenn sich ein Detail ändert, kennzeichnen Sie das betroffene Teil, anstatt den Lieferanten mit der Abstimmung mehrerer inkonsistenter Anhänge zu überlassen.
Prüfen Sie vor Produktionsbeginn das tatsächliche Modell, die Abmessungen im zusammengebauten Zustand, die Druckflächen und die Lieferanforderungen anhand des genehmigten Briefings. Diese Informationen dienen dem Team anschließend als Checkliste für Auspacken und Aufbau. Senden Sie das ausgefüllte Briefing über die Kontaktseite, um ein passendes Set zu besprechen, oder stöbern Sie im Angebot. Messestände um die aktuellen Systemfamilien zu identifizieren.
Arbeitscheckliste
Verwenden Sie diese Überschriften, um Ihr Briefing zu überprüfen. Notieren Sie neben dem jeweiligen Punkt die tatsächliche Produktreferenz, die Mengen, die genehmigte Dateiversion und das Empfangsdatum.
- Dokumentieren Sie das Ereignis und den zulässigen Raum.
- Beschreiben Sie die Aufgaben, die der Ständer erfüllen muss.
- Führen Sie die Anzeigekomponenten und die vorhandene Ausrüstung auf.
- Verbinden Sie die Grafiken mit den richtigen Flächen.
- Transport- und Einrichtungsbeschränkungen einbeziehen
- Gestalten Sie das Angebot so, dass es leicht verglichen werden kann.
- Bewahren Sie eine einzige genehmigte Version auf.
Checkliste im Klartext für Ihre Projektnotizen. Die vollständige Anleitung bleibt auf dieser Seite lesbar.
